自治会の班長をすることになって、すでに3回位は回覧板を回しました。
回覧板の作業はそれほど難しいことも無く、たくさんある回覧物の整理整頓程度の作業内容です。
その内、その辺のこともまとめておこうと思いますが、今回は「自治会費」の集金作業について。
何も考えずに始めたら、結構面倒な作業だぞ?と気づいたので、そのまとめになります。
自治会費集金の2つのポイント
自治会費を集金するにあたっては、2つのポイントさえ押さえておけば問題なく進められます。
その2つのポイントとは
①集金日時の連絡
②釣銭の用意
です。
それぞれ説明します。
①集金日時の連絡
各世帯において、在宅している時間帯なども様々です。
そこで予め訪問する日時を連絡しておくというもの。
今回、わたしが取った作戦は、集金日時を明記した用紙を各世帯に配布するというもの。
100均で購入した安い封筒に、詳細を記入した用紙を入れて配布します。
その際、数日程度の猶予は持つようにしましょう。
また、下5㎝くらいに切り取り線を入れ、希望する時間帯などを書いてポストに投函してもらう作戦なんかもお勧めです。(今回は採用していませんが)
このような事前準備をしておいたおかげで、かなりスムーズに集金が出来ました。
②釣銭の用意
これは「ある程度」の釣銭で大丈夫です。
始めの数件で、いきなり1万円札を出されても対応できるように準備しておけば大丈夫でしょう。
わたしの場合、釣銭を用意せずに行った1件目で万券を出され、困り果てました。
この時、①の連絡を思いつき実行したのですが、その際に「出来れば釣銭の無いようにお願いします」の一文を入れました。
おかげで釣銭はほとんど必要ありませんでしたが、この一文は数件だけにしておかないと酷いことになります。
ほとんどのご家庭が釣銭の無いように準備してくれるので、終わってみれば1,000円札と硬貨の山に。
結局、銀行で逆両替をする羽目になるので、注意が必要です。
ですので、自分で釣銭を少々用意しておけば大丈夫だと思いますね。
その他の注意点
今回は別紙として各世帯にお知らせを配布しましたが、一番楽なのは回覧板にて通知しておくことです。
その方が何枚もお知らせを印刷する手間が省けますし、回覧板を見ているかどうかの調査にもなりますので。
ただし、回覧板を飛ばされている人(一人住まいの高齢者等、動けない人もいます)もいるので、その辺はそれぞれに工夫してください。
それと高齢化が進んでいるため、呼び鈴を押しても出てくるまでに時間が掛かるケースもあります。
そのため、何度も呼び鈴を押すのは控え、1回押したら数分は待つように心掛けましょう。
1件ほどですが「何度も押すな!」とお叱りを受けました。
それと、集金できない世帯もあります。
わたしの場合、おそらく居住されていないようですが、もともと入浴サービスを利用している高齢者で、一人暮らしだったようです。
日々、お世話している方(身内?)の自転車が止まっていたのですが、最近はデイサービスも自転車も見かけなくなりました。
施設に入所されたのかもしれません。
こういった場合、自治会の会計担当、もしくは自治会長にその旨連絡し、対応してもらえばいいでしょう。
自治会費まとめ
今回は自治会費の集金についてまとめました。
事前の連絡なしで集金を行うと、非常に手間暇がかかります。
今回は2世帯において、お隣の分(子供夫婦)も預かってくれていました。
何事も事前の準備が必要だと思い知らされた経験ですね。
今後も、引っ越しの際に一番不安な自治会について、まとめていきますのでご期待ください。