自治会の班長になってから、すでに4回の回覧板を出しました。
3月の役員会で決定したのが25日のことですから、約1か月ちょいで4回ということです。
平均すると10日に1回のペースかな？
結構な頻度ですよね。
さて、そんな回覧板の手順などを詳しくご説明します。
回覧物が届く
回覧物は一括して自治会長宅へ届きます。
それを会長が各班に分けて、班長宅へ届けます。
会長も仕分けなど、作業量は多いようですね。
なので、班長宅へ直接届くわけでは無いので、ここは安心していいところです。
回覧物は発行元が様々なので、おそらく会長宅へは頻繁に郵便にて届いていると思われ、会長だけにはなりたくないと思いましたね。
回覧板の準備
自宅に届けられた回覧物を回覧板にセットするのですが、班の世帯数が多い場合にはグループ分けがされていると思います。
その場合はグループの数だけセットする必要があるので、少し面倒です。
で、セットする内容についてはいくつかポイントがあります。
①表紙を作成する
これは回覧板の内容を一目で分かるようにするためのもので、回覧率を高める工夫になります。
もちろん表紙なんて作らなくてもいいのですが、興味を引くためには作った方がいいと思いますね。
わたしの場合、名前と携帯番号も明記するようにしています。
②回覧表を作成する
回覧順が分かるようにして、回覧した日付、およびサインをする用紙も用意する必要があります。
これは①と別紙でも構わないし、まとめてしまってもいいでしょう。
回覧順は一番最後が自分になるように調整しましょう。
地図を確認して、回覧しやすい順番にするのもいいですね。
回覧
回覧順で最初のお宅へ回覧板を届けます。
一般的には郵便ポストに入れておけば大丈夫でしょう。
ポストが無い、もしくは小さくて入らない場合、最初にどうすればよいか確認しておくことをお勧めします。
で、最初のお宅へ届けたら、後は戻ってくるのを待つだけです。
回覧板が戻ったら
回覧板が戻ったら、回覧物を1部でいいのでファイリングしておきましょう。
その時、表紙と回覧表も一緒にファイルしておくと、後で見返した際に状況が確認できます。
複数の回覧板を回している場合、残った回覧物はゴミとして処分。
回覧板まとめ
以上が回覧板の一連の流れになります。
このサイクルを10日1回のペースで行うことが、大変だと思うかどうか。
例えば会合などの出席はご主人が、回覧板は奥さんが、といった感じで作業を分担出来ればいいのですが、一人で行わなければならないとなると、結構な負担になります。
それと、枚数は大したことありませんが、表紙等の作成は自腹です。
用紙代・インク代は微々たるものですが持ち出しですね。
それでも、後で文句を言われたくもないし、出来る限りのことをやるつもり。
まぁ、これも経験、なんて思ってましたが、自治会役員なんてものは極力避けるようにした方がいい、それが感想です。
